Mit einem CRM pflegt man die Kundenbeziehungen. Im Englischen "Customer Relationship Management" = CRM. Es vereinfacht Prozesse in der Kundenpflege, indem es sie automatisiert oder gibt tiefere Einblicke in das Verhalten der Kunden und Kontakte. 

Ein operatives CRM-System ist in der Lage, Ihren Mitarbeitern stets eine aktuelle Übersicht über die Handlungen der Kunden zu geben. Das ist vor Allem für den Vertrieb von strategischer Bedeutung. Aber auch die Marketingabteilung profitiert durch ein operatives CRM.

Durch die lückenlose Dokumentation in Echtzeit, wissen Sie nicht nur immer die aktuellen Adressdaten der Kunden, sondern auch, wer wann welche Interaktion mit Ihrem Unternehmen getätigt hat. Das birgt enormes Potenzial für den Vertrieb, auch schon kurzfristig den Umsatz zu steigern.

Ein weiterer Vorteil des Customer Relationship Management mit operativen CRM ist es, Ihre Kunden anhand der Fülle an Informationen zu selektieren. So können Sie immer relevante Themen setzen und das genau zum richtigen Zeitpunkt. Durch die direkte individuelle Ansprache erhöhen Sie nicht nur die Kundenzufriedenheit sondern erreichen auch eine langfristige Kundenbindung.

Ein Kollaboratives CRM hat zum Ziel den Austausch des Teams über Kunden zu fördern und zu vereinfachen. Zwar steht das Customer Relationship Management auch hier im Vordergrund, doch benötigen kollaborative Systeme weitere Komponenten.

So fördert ein Kollaboratives CRM die Interaktion des Teams, indem alle Mitglieder immer auf den gleichen Datensatz der Kunden zugreifen sollen. Dazu gehört auch die Möglichkeit eines standortunabhängigen Zusammenarbeitens und der Austausch in Echtzeit. Besonders diese Echtzeit-Interaktion in CRM-System sorgt für eine enorme Zeitersparnis und vermeidet Fehler, etwa wenn Email-Anhänge nicht mehr übersehen werden.

Ein analytisches CRM konzentriert sich auf die automatisierte Auswertung von Kundendaten. Dazu werden Kennzahlen analysiert und dem Unternehmen aufbereitet zur Verfügung gestellt. Unternehmen können daraufhin Ihre Entscheidungen treffen.

Für das Customer Relationship Management größerer Unternehmen ist ein analytisches CRM also bestens geeignet. Denn hier fällt in der Regel erst die Menge an Daten an, die sich für eine analytische Auswertung lohnt. Gleichzeitig sind große Unternehmen aufgrund der schieren Anzahl ihrer Kundenkontakte leider darauf beschränkt, sich auf einzelne lohnende Kunden zu konzentrieren. Im Gegensatz zu kleinen und mittleren Unternehmen ist eine direkte Ansprache kaum mehr möglich. 

Damit hat ein analytisches CRM insgesamt oft den Nachteil fehlender Individualisierungen.

Das XRM ist die Weiterentwicklung der geläufigen CRM-Software. Schließlich waren die Erfahrung eines Kundenbeziehungsmanagements derart positiv, dass die Überlegung stattfand, neben den Beziehungen zu Kunden insgesamt auch weitere Beziehungen des Unternehmens darstellen zu können.

Das "X" in XRM steht also als Variable für jegliche Beziehung, die ein Unternehmen zu anderen Kontakten hat. Das können neben Kunden auch Kooperationspartner, Zulieferer, Mitarbeiter, Investoren, Pressekontakte oder sogar Mitbewerber sein. XRM steht also für "Any Relationship Management".

XRM-Systeme basieren grundlegend auf CRM-Lösungen. Jedoch ist eine sehr hohe Individualisierung der Software notwendig, um sämtliche Aktivitäten zu anderen Akteuren auf dem Markt abbilden zu können. Ziel ist es komplexe Strukturen zu vereinfachen und die Erkenntnisse der Kundenbindung auch auf andere Akteure auszuweiten, um sie so in die eigene Unternehmensaktivität mit einzubeziehen