Die Entscheidung ein CRM-System einzuführen fällt oft nicht leicht. Noch schwieriger ist es, aus der Vielzahl von Anbietern auf dem Markt das beste System für das eigene Unternehmen zu finden.

Unsere Lösung Contactbox ist ein spezialisiertes CRM-System für kleine und mittlere Unternehmen. Doch das versprechen auch andere. Was macht also den Unterschied? Dieser Artikel hilft Ihnen bei Ihrer Entscheidung und vergleicht Hubspot mit Contactbox CRM.

Hubspot und CONTACTBOX gehen ähnliche Wege, setzen sie aber anders um. Während Hubspot von einem größeren Entwicklerteam profitiert und die CRM-Lösung in ein sehr schickes Design gewickelt hat, bleibt Contactbox klassisch und zeitlos und besticht dafür mit einer erhöhten Benutzerfreundlichkeit und großartigem Service.

Beide CRM-Systeme versprechen einen hohen Grad an Individualisierungsmöglichkeiten. Große Unternehmen mit einer Fülle von Daten und Entitäten profitieren von den erweiterten XRM-Strukturen in Hubspot, werden sich aber auch mit der Benutzerfreundlichkeit herumschlagen.

Für kleine und mittlere Unternehmen im Wachstum ist Hubspot allerdings nicht sehr gut geeignet. Es verführt zuerst zwar mit einer kostenlosen Version, wird dann aber sehr schnell sehr teuer und unübersichtlich, sobald man die Funktionen auch nutzen möchte. Contactbox hingegen besticht mit der wirklich kostenlosen Version Contactbox.free. Der einheitliche Userpreis erleichtert wachsenden Unternehmen die Budgetierung und überfordert sie nicht gleich. Das macht es sehr angenehm.

Auch in Sachen Datenschutz ist Contactbox als europäisches Unternehmen der klare Sieger im Vergleich der CRM-Systeme. Aber lesen Sie selbst:

Hubspot verspricht, Unternehmen dabei zu unterstützen, nachhaltig und effektiv zu wachsen. Dabei nutzt es eine ganze Palette verschiedener Features, die "Hubs" genannt werden. So gibt es etwa einen "Sales Hub", einen "Marketing Hub" oder einen "CMS-Hub" Diese Hubs sind jedoch nicht standardmäßig in Hubspot enthalten, sondern müssen einzeln dazu gebucht werden.

Ohne diese Reihe von Zusatzkäufen bietet Hubspot jedoch nicht mehr als ein Grundgerüst zur Kontaktverwaltung, das - einmal mit den eigenen Kundendaten gefüttert - dazu verleitet, immer tiefer einzusteigen und letztlich mehr zu bezahlen, als man ursprünglich budgetiert hatte. Dabei bleiben große Zweifel, ob man die Fülle von Hubs wirklich benötigt oder sie einem nur gut verkauft werden.

Wir fanden es im Test ziemlich nervig, hinter Funktions-Buttons vor Allem Popup-Hinweise zu finden, die uns zum Kauf des Features verleiten wollten.

Contactbox CRM enthält im Vergleich nicht so viele Features wie Hubspot, bringt aber alle verfügbaren Funktionen von Anfang an mit. Benutzer können leicht eigene Informationen ablegen und sortieren, ohne sich in einer Vielzahl von Eingabemasken zu verlieren.

Dazu bringt Contactbox bewusst keine Templates wie Verkaufs-Pipelines mit sich. Somit ist es also auch branchenübergreifend intuitiv einsetzbar, etwa für soziale Einrichtungen, NGOS oder Vereine. Der Fokus auf die wirklichen wichtigen CRM-Funktionen für Kleine und Mittlere Unternehmen punktet in Sachen Benutzerfreundlichkeit ebenso wie beim Preis. Dieser kann klar auf den Benutzenden kalkuliert werden.

Hubspot zeigt viele Möglichkeiten zur Individualisierung. Die Personalisierung von unternehmenseigenen Prozessen ist ein Faktor, den viele Systeme nicht ausreichend umsetzen. Dabei ist es besonders wichtig für Kleine und Mittlere Unternehmen, die eigenen Arbeitsweisen umfassend und einfach in einer CRM-Software abbilden zu können. So sind sie in der Lage zu wachsen und Prozesse auch in Ihrer Software anzupassen, wenn es notwendig wird. Bei der Leichtigkeit hakt es bei Hubspot leider ein wenig.

Die XRM-Ansätze von Hubspot unterstützen Unternehmen nicht nur dabei eigene individuelle Prozesse abzubilden, sondern bieten darüber hinaus auch den enormen Vorteil diese miteinander zu verknüpfen. So bringen die Features in Hubspot auch auf dem Weg zum Enterprise-Level Ihres Unternehmens einen wirklichen Mehrwert. Vorausgesetzt Sie haben auch sämtliche Zusatzmodule gekauft.

Contactbox ist ebenfalls auf dem Weg, ein umfassendes XRM-System zu werden und bietet in Sachen Individualisierung bereits jetzt umfassende Möglichkeiten. Enthalten sind u.a. eine übersichtliche Organisation Ihrer eigenen Felder, individuelle Suchfilter sowie die freie Verknüpfung von Beziehungen zwischen Ihren Kontakten.

Auf dem Weg zur Individualisierung der Kundenbeziehung geht Contactbox CRM einen innovativen Weg und fordert neue Nutzer förmlich dazu auf, die unternehmenseigene Logik im CRM umzusetzen. Bei Auslieferung von Contactbox CRM sind nur die notwendigen DSGVO-Funktionen sowie Standard-Adressbuch-Felder enthalten.

Das bewusste Fehlen von weiteren Empfehlungen wie einer Verkaufspipeline wird ausgelassen, um Sie nicht zu verleiten, ein "CRM-Korsett" anzuziehen, wie es die Experten von Contactbox gerne sagen. Stattdessen steht Ihnen ein professioneller CRM-Berater zur Seite, der die wichtigen Schritte der Individualisierung von Contactbox CRM mit Ihnen zusammen geht.

Contactbox wurde ursprünglich als Brücke zwischen dem klassischen Adressbuch und einem modernen CRM System entwickelt. Der Fokus lag also von Anfang an darauf, möglichst einfach in der Anwendung zu bleiben. Dies merkt man der Software auch heute noch an.

Das Frontend wartet ohne Fancy Designs und großen Darstellungen auf und erinnert zunächst eher an eine Excel-Tabelle. Dafür bleibt es immer übersichtlich und kann eine Fülle von Informationen gleichzeitig abbilden, für die Sie in Hubspot mehrere Klicks unternehmen müssten. Das klassische Design hilft auch langjährigen Mitarbeitern dabei, sich leicht in die neue Software einzufinden.

Wie schon beschrieben, fühlten wir uns bei der Einrichtung ziemlich alleine gelassen. Es gab eine Reihe von statischen Hilfestellung On Demand wie die Video-Tutorials in der Dokumentation. Allerdings waren diese nur leidlich zu gebrauchen und wir hätten uns gewünscht besser betreut zu werden. In einer Service-Email wurden wir dazu aufgefordert unsere Herausforderungen für das kommende Quartal in einem Telefonat zu besprechen. So wollte das Hubspot-Team herausfinden, welche Funktionen wir benötigen. Das wirkte obgleich eher wie der Ansatz zu einem Verkaufsgespräch, das uns weitere Module anpreisen wollte, als wie eine Hilfestellung. Wie gut der Support für Bestandskunden ist, können wir nach den ersten Tests allerdings nicht sagen. Auf der Internetseite wirbt Hubspot immerhin mit einem inklusiven Telefonsupport.

Contactbox kann nicht mit der Fülle an Dokumentationen und Videos aufwarten wie Hubspot. Dafür weiß das Team um die CRM Lösung genau, wie es um den Mittelstand bestellt ist und punktet in Sachen Service. Schließlich sind Kleine und Mittlere Unternehmen persönlich und direkt für Ihre Kunden da. Deswegen wünschen Sie sich ein CRM. Und deswegen ist der Service bei Contactbox ebenso persönlich und direkt.

Interessenten bekommen von Anfang an einen persönlichen CRM-Experten als Ansprechpartner, der ihnen bei der Einrichtung von Contactbox CRM zur Seite steht und auch später Ihr Ansprechpartner bleiben wird. Das hilft enorm dabei, die eigenen Prozesse in der CRM Lösung von schon von Beginn an so abzubilden, dass Sie einen wirklichen Mehrwert davon erfahren. Viel zu oft werden Informationen in einem CRM System einfach nur abgelegt. Das hilft jedoch nicht der Verbesserung Ihrer Kundenbeziehung. Mit Contactbox CRM können Sie sicher sein, dass Sie nicht alleine stehen.

Der stetige direkte Austausch zwischen den Entwicklern, dem kreativen Kommunikations-Spezialisten von Contactbox und ihren Kunden führt zu einer besonderen Fusion, von der alle profitieren.

Hubspot setzte bis vor wenigen Jahren ausschließlich Server in den USA ein, um das CRM-System in der Cloud zu betreiben. Seit dem Schrems II-Urteil 2020 war dies bereits nicht mehr DSGVO-konform. Auch die Privacy-Shields zwischen der EU und den USA wurden für ungültig erklärt. Hubspot besserte nach und bietet heute auch europäische Server für den Betrieb der CRM-Software zur Auswahl. Allerdings muss dieser Wunsch explizit geäußert werden. Auch die DSGVO-Einstellungen in Hubspot selbst müssen zunächst aktiviert werden, um sie nutzen zu können. Von Hause aus nimmt Hubspot den Datenschutz nicht so richtig ernst.

Das erkenn man auch, wenn man einen Blick in die Datenschutzvereinbarungen wirft. Die sind zunächst sehr zurückhaltend formuliert: "Wir beauftragen Dritte und Serviceanbieter mit der Erbringung von Dienstleistungen. Daher müssen wir Ihre Daten unter Umständen mit Serviceanbietern teilen." Das klingt geradezu betroffen, ändert aber nichts an der Tatsache, dass Hubspot Daten mit dritten tauscht. Die können auch außerhalb der europäischen Union arbeiten oder etwa "vertrauenswürdige externe Partner für co-Marketinginhalte" sein. Mit Sitz des Anbieters in den USA ist in jedem Fall ein AV-Vertrag notwendig.

Contactbox wird von einem Anbieter aus Deutschland bereitgestellt, der das CRM-System auf Server in Essen im Ruhrgebiet betreibt. Somit erübrigt sich die Grauzone eines Privacy-Shields. Als europäisches Unternehmen versteht es den führenden Datenschutz in Europa auch ganz anders umzusetzen wie etwa Systeme aus den USA. So können Unternehmen Contactbox auch auf Ihren eigenen Servern betreiben. Damit erhalten Sie die absolute Datenhoheit. Aber auch ein Betrieb in der Cloud von Contactbox ist datenschutzkonform. Der Anbieter tauscht keine Daten mit Dritten und benutzt nicht einmal Google Analytics auf seiner Website um sie wie andere zu tracken, während Sie diesen Artikel lesen.

Ganz im Gegenteil bringt Contactbox alle notwendigen DSGVO-Einstellungen mit und setzt stets die Vorgabe Privacy-By-Design um. Das CRM-System ist also so geschaffen, dass es selbst datenschutzrechtliche Flüchtigkeitsfehler durch das Design und entsprechenden Voreinstellungen vermeidet. 

Beide Systeme bringen im Vergleich eine intuitive Möglichkeit zum Import und Export von Daten bereit und unterscheiden sich darin nicht wesentlich. Hubspot kommt zugute, dass es neben dem CSV-Format auch profane Excel-Tabellen importieren kann. Das ist jedoch nicht notwendig, da sich Excel-Tabellen durch einen Export leicht als CSV-Datei anreichern lassen und damit Fehler besser vermieden werden können. Bei größeren Datenmengen für den Import beim Onboarding bietet Contactbox außerdem die Unterstützung des persönlichen CRM-Beraters an. Schließlich gibt es mit dem erweiterten CSV-Import in Contactbox CRM auch die Möglichkeit bestehende Daten bequem mit neuen Informationen aus einer Exceltabelle anzureichern.

Zuletzt entscheidet auch der Preis über die Auswahl einer CRM-Lösung und die gute Nachricht zuerst: Beide CRM-Systeme bieten eine kostenlose Version an.

Dabei bleibt das kostenfreie Hubspot CRM sehr oberflächlich. Es bietet ein rudimentäres Ticketsystem, ein paar Deal-Funktionen, geht in seinen Funktionen jedoch nie genügend ins Detail, um es ausführlich nutzen zu können. Will man mehr von Hubspot wird es schnell unübersichtlich und teuer. Dann gibt es verschiedene Paketangebote ab 41€ pro Monat, wobei man sehr genau schauen muss, was in den Paketen enthalten ist. Möchte ich z.B. auch die API nutzen, um mit anderen Software-Systemen wie einem Email-Anbieter zu kommunizieren erhöht sich der Preis schnell auf satte 506€ im Monat.

Die kostenlose Version Contactbox.free bietet sämtliche Funktionen an, wie der große Bruder Contactbox.pro mit wenigen Ausnahmen, wie einer Limitierung auf maximal 500 Kontakte und den fehlenden Benutzerrechten. Contactbox.free ist damit der ideale Einstieg für Einzelunternehmen, die sich im Wachstum befinden.

So kann bereits sorgfältig und gewinnbringend mit den Kontakten gewirtschaftet werden und die eigene CRM-Struktur wächst zeitgleich mit dem Unternehmen. Mit der Vergrößerung des Teams erfolgt dann in der Regel der Schritt zu Contactbox.grow, die speziell für die Bedürfnisse wachsender Unternehmen entwickelt wurde. Schließich gibt es die umfangreichste Version Contactbox.pro für 69€ im Monat. Darin enthalten sind sämtliche Funktionen sowie der ausführliche Support mit persönlichem Ansprechpartner. Weitere Benutzer in Contactbox kosten je nach Version 10€ - 20€ im Monat.